Dans une petite équipe, l'été ou les vacances scolaires posent toujours la même question : tout le monde peut-il partir sans que le service ne se retrouve à découvert ? Indiquez votre effectif, le nombre de personnes qui doivent être présentes chaque jour, la durée de la période en jours ouvrés et les jours de congé souhaités par personne. Le simulateur calcule la capacité d'absence de l'équipe, la part que les demandes consomment et le nombre d'absents possibles en même temps, puis rend un verdict clair avant d'arbitrer.
Le simulateur raisonne en jours-personne, l'unité la plus simple pour comparer une demande d'absence à ce qu'une équipe peut supporter. Si votre effectif compte huit personnes et que cinq doivent être présentes chaque jour, trois personnes au maximum peuvent être absentes simultanément. Sur une période de 44 jours ouvrés, la capacité d'absence vaut donc 3 x 44, soit 132 jours-personne. En face, huit personnes qui souhaitent dix jours chacune, plus une journée de marge pour les imprévus, représentent 88 jours-personne à placer. La part consommée, 88 / 132, donne environ 67 % : c'est faisable, à condition d'étaler les départs sur toute la période. La durée minimale indique combien de jours ouvrés il faudrait au minimum si trois personnes étaient absentes chaque jour sans interruption.
Une part consommée au-delà de 100 % signifie que les demandes ne tiennent pas dans la période, quelle que soit l'habileté du planning : il faut réduire les jours demandés, allonger la période, ou revoir la présence minimale à la baisse, par exemple en organisant un renfort ou une fermeture. Entre 85 et 100 %, le calendrier doit être rempli presque chaque jour au maximum d'absents : le moindre arrêt maladie fait basculer le service à découvert. Entre 60 et 85 %, le résultat est atteignable avec un ordre des départs étalé et communiqué à l'avance. En dessous, l'équipe dispose d'une vraie marge de manœuvre. Lorsque la présence minimale égale ou dépasse l'effectif, la capacité d'absence est nulle et la part consommée n'a plus de sens : le verdict le signale directement. Le simulateur ne tient pas compte des compétences : si une seule personne sait tenir un poste, sa présence est une contrainte à part, à vérifier sur le calendrier d'équipe. Il ignore aussi les jours fériés de la période, qu'il vous appartient de déduire de la durée, et suppose que les demandes se répartissent librement sur toute la période, ce qui n'est pas le cas quand chacun vise les deux mêmes semaines d'août.
Recueillir les souhaits tôt, afficher le calendrier partagé et annoncer les règles d'arbitrage font passer une période tendue bien mieux qu'un refus de dernière minute. Le simulateur vous dit si la période est tenable ; le calendrier d'équipe vous dit où placer chacun.
CongeZen affiche qui est absent et quand, pour valider chaque demande en voyant la présence réelle du jour.
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