Glossaire : 32 termes expliqués

Absence injustifiée: Une absence injustifiée désigne un salarié qui ne se présente pas à son poste sans autorisation préalable ni motif transmis à l'employeur dans un délai raisonnable. Elle se distingue du congé validé, de l'arrêt maladie couvert par un certificat, ou de la RTT posée à l'avance. Ce type d'absence expose à des conséquences disciplinaires dont la gravité dépend des circonstances et de la répétition. Sur le plan pratique, il est utile de distinguer clairement, dans le suivi des présences, les absences validées à l'avance des absences constatées le jour même, pour que le manager puisse réagir rapidement et documenter la situation si besoin.
Voir aussi : Gérer les absences dans une petite équipe.
Acquisition de congés: L'acquisition de congés désigne le mécanisme par lequel un salarié accumule des jours de congé payé au fil des mois travaillés, selon un taux fixé par la loi, une convention collective ou un accord d'entreprise. Chaque mois de travail effectif ouvre en général un nombre de jours identique, sauf disposition plus favorable. Certaines absences, comme certains arrêts maladie ou congés maternité, sont assimilées à du travail effectif et continuent donc à générer des droits, ce qui mérite d'être vérifié cas par cas. L'article Calculer les congés payés détaille cette mécanique pas à pas.
Voir aussi : Calculer les congés payés : acquisition et solde.
Annualisation du temps de travail: L'annualisation du temps de travail est un mode d'organisation qui calcule la durée du travail sur l'année entière plutôt que semaine par semaine, pour absorber les variations d'activité saisonnières. Les heures effectuées au-delà ou en deçà d'une moyenne se compensent sur la période, ce qui modifie la façon de suivre les absences et les congés. Dans une petite équipe soumise à des pics d'activité, ce mode de calcul complique le suivi des soldes puisqu'un jour d'absence n'a pas toujours la même valeur en heures. Un tel dispositif se met en place par accord et se vérifie auprès d'un professionnel de la paie.
Arrêt de travail: Un arrêt de travail correspond à une période durant laquelle un salarié est dans l'incapacité médicalement constatée d'exercer son activité, à la suite d'une maladie ou d'un accident. Il se matérialise par un certificat transmis à l'employeur et à l'organisme de sécurité sociale dans un délai fixé par les textes en vigueur. Un arrêt de travail n'est pas un congé : il suspend le contrat de travail et ouvre droit, sous conditions, à des indemnités journalières et parfois à un maintien de salaire. Il doit néanmoins apparaître dans le suivi des absences de l'équipe, au même titre qu'un congé, pour anticiper la réorganisation du service.
Voir aussi : Gérer les absences dans une petite équipe.
Calendrier d'équipe: Le calendrier d'équipe est une vue partagée qui affiche, jour après jour, qui est présent et qui est absent au sein d'un service ou de toute l'entreprise. Il rassemble les congés payés, les RTT et parfois les arrêts de travail déjà connus, sous une forme lisible par tous les managers concernés. Sans cet outil, chaque validation de demande se fait sans visibilité sur les absences déjà accordées, au risque de découvrir un chevauchement problématique trop tard. L'article Le calendrier d'équipe détaille comment organiser cette vue par poste ou par service pour anticiper les périodes tendues.
Voir aussi : Le calendrier d'équipe : anticiper les chevauchements.
Compte épargne-temps: Le compte épargne-temps, souvent désigné par son sigle, permet à un salarié de cumuler des jours de repos ou de congé non pris plutôt que de les perdre, pour les utiliser plus tard ou parfois les convertir en épargne. Ce dispositif n'existe que si un accord d'entreprise ou de branche le prévoit : il n'est pas automatique dans toutes les structures. Dans une petite équipe, sa mise en place suppose de définir précisément quels jours peuvent y être versés, dans quelle limite, et selon quelles modalités de sortie. Faute d'accord, les jours non pris suivent les règles habituelles de report ou de perte en fin de période.
Congé pour événement familial: Un congé pour événement familial est un jour ou un ensemble de jours accordés à l'occasion d'un mariage, d'une naissance, d'un décès ou d'un autre événement personnel précis, en plus des congés payés habituels. Le nombre de jours accordés dépend des textes en vigueur et, souvent, de conventions collectives plus favorables qu'il convient de vérifier au cas par cas. Ce type de congé n'entame pas le solde de congés payés du salarié et doit être décompté séparément dans le suivi des absences, même s'il se demande de la même façon qu'un congé ordinaire dans les petites structures.
Voir aussi : Poser ses congés : les règles de base.
Congé sans solde: Un congé sans solde est une période d'absence accordée par l'employeur, en dehors de tout cadre légal obligatoire, durant laquelle le contrat de travail est suspendu et le salaire n'est pas versé. Il repose sur un accord entre les deux parties, sans que l'employeur soit tenu de l'accepter, sauf disposition conventionnelle contraire. Ce type de congé sert souvent à répondre à un besoin ponctuel qui ne correspond à aucun autre dispositif, comme un projet personnel ou un imprévu familial de longue durée. Il doit être formalisé par écrit, avec des dates précises, pour éviter toute ambiguïté sur la reprise du poste.
Congés imposés: Les congés imposés désignent la possibilité, pour l'employeur, de fixer une partie des dates de congé de ses salariés plutôt que de laisser chacun choisir librement, notamment lors d'une fermeture d'entreprise ou d'une période d'activité réduite. Cette prérogative reste encadrée : elle ne permet pas d'imposer l'intégralité des congés d'un salarié ni de modifier des dates déjà validées sans délai de prévenance suffisant. L'article Congés imposés et ordre des départs détaille les marges de manœuvre de l'employeur et les critères d'arbitrage les plus courants entre salariés qui visent les mêmes dates.
Voir aussi : Congés imposés et ordre des départs : les prérogatives de l'employeur.
Congés payés: Les congés payés sont des jours de repos rémunérés que tout salarié acquiert au fil de son temps de travail, selon un taux minimal fixé par les textes en vigueur, que des dispositions plus favorables peuvent augmenter. Ils se demandent auprès de l'employeur, qui les valide en tenant compte des besoins du service, et se décomptent en jours ouvrables ou ouvrés selon les usages de l'entreprise. Le solde de congés payés, qui combine les jours acquis, le report éventuel et les jours déjà pris, est l'un des indicateurs les plus suivis dans une petite équipe, souvent avec un calculateur ou un outil dédié.
Voir aussi : Calculer les congés payés : acquisition et solde, Calculateur de solde de congés payés.
Convention collective: Une convention collective est un accord négocié entre organisations d'employeurs et syndicats de salariés, propre à un secteur d'activité, qui précise et parfois améliore les règles générales du droit du travail, y compris en matière de congés. Elle peut prévoir des jours de congé supplémentaires liés à l'ancienneté, aux enfants ou à certains événements, ainsi que des règles particulières de décompte ou de report. Chaque entreprise dépend en général d'une convention collective selon son activité, qu'il convient de consulter avant de fixer les règles internes de congés, plutôt que de se fier uniquement aux règles générales.
Décompte en jours ouvrables: Le décompte en jours ouvrables consiste à compter les congés du lundi au samedi, ce qui correspond à six jours par semaine, y compris les jours qui ne sont habituellement pas travaillés dans l'entreprise. C'est le mode de décompte le plus répandu pour les congés payés. Il donne un nombre de jours plus élevé que le décompte en jours ouvrés pour une même durée réelle d'absence, ce qui peut créer une confusion si les deux modes sont mélangés dans un même suivi. Le choix du mode de décompte se fixe une fois pour toutes dans l'entreprise et doit rester cohérent d'un compteur à l'autre.
Voir aussi : Calculateur de solde de congés payés.
Décompte en jours ouvrés: Le décompte en jours ouvrés consiste à compter uniquement les jours réellement travaillés dans l'entreprise, généralement du lundi au vendredi, soit cinq jours par semaine. Un même droit à congé s'exprime alors par un nombre de jours plus petit qu'en décompte en jours ouvrables, sans que la durée réelle des vacances ne change. Ce mode de décompte est fréquent dans les entreprises qui fonctionnent sur une semaine de cinq jours. Mélanger les deux unités dans un même tableau de suivi est une source d'erreur fréquente, en particulier lors du calcul du solde d'un salarié qui change de service.
Délai de prévenance: Le délai de prévenance est le temps minimal que doit respecter une partie, employeur ou salarié, avant de modifier ou de fixer une date de congé, afin de laisser à l'autre partie le temps de s'organiser. Il s'applique par exemple lorsqu'un employeur souhaite avancer ou reporter des dates déjà validées. La durée exacte de ce délai dépend des textes en vigueur et des accords applicables, et mérite d'être vérifiée avant toute modification tardive. Dans une petite équipe, annoncer par avance les règles de délai, pour les demandes comme pour les changements, réduit fortement les tensions de dernière minute.
Voir aussi : Poser ses congés : les règles de base.
Demande de congés: Une demande de congés est la formalisation, par un salarié, de son souhait de s'absenter sur des dates précises, pour un motif donné, congé payé, RTT ou autre. Elle est transmise à l'employeur ou au manager en amont, dans un délai qui varie selon les usages de l'entreprise, et reste soumise à validation. Une demande bien formulée indique les dates de début et de fin, le type de congé et, si nécessaire, le contexte. L'article Poser ses congés détaille ce mécanisme et les erreurs courantes, comme considérer une demande acceptée en l'absence de réponse.
Voir aussi : Poser ses congés : les règles de base.
Export paie: L'export paie est le document ou le fichier qui rassemble, pour une période donnée, l'ensemble des absences validées d'une équipe, dans un format destiné à être transmis au logiciel de paie ou au gestionnaire qui prépare les bulletins. Il précise en général le type d'absence, les dates concernées et l'identité du salarié. Un export complet et transmis à temps évite les corrections de bulletin le mois suivant et les allers-retours entre le manager et la personne en charge de la paie. L'article Préparer la paie à partir des absences détaille les informations à vérifier avant l'envoi.
Voir aussi : Préparer la paie à partir des absences.
Fractionnement: Le fractionnement désigne le fait de prendre ses congés principaux en plusieurs fois plutôt qu'en une seule période continue. Lorsqu'une partie de ce congé principal est posée en dehors d'une période de référence fixée par les textes, en pratique souvent en dehors de l'été, des jours supplémentaires peuvent être accordés au salarié, sous certaines conditions à vérifier selon les règles applicables dans l'entreprise. Ce mécanisme incite en théorie à étaler les congés sur l'année plutôt qu'à les concentrer sur une seule période, ce qui peut aussi faciliter la gestion de la présence dans une petite équipe.
Indemnité compensatrice de congés payés: L'indemnité compensatrice de congés payés est la somme versée à un salarié dont le contrat prend fin alors qu'il n'a pas pris tous les congés payés qu'il avait acquis. Elle correspond à la valeur de ces jours non pris, calculée selon des règles proches de celles utilisées pour une journée de congé ordinaire, charges comprises. Le montant à provisionner par l'entreprise pour l'ensemble de ses salariés peut se rapprocher, à titre indicatif, du calculateur de provision pour congés payés, qui estime cette valeur en euros à partir des soldes moyens et des salaires de l'équipe.
Voir aussi : Calculateur de provision pour congés payés.
Jour férié: Un jour férié est une date fixée par le calendrier civil, comme le 1er mai ou le 14 juillet, durant laquelle le travail peut être suspendu selon les usages de l'entreprise et les textes applicables. Certains jours fériés sont obligatoirement chômés, d'autres restent au choix de l'employeur, ce qu'il convient de vérifier selon votre secteur. Un jour férié tombant sur un jour habituellement travaillé n'est en général pas décompté comme un jour de congé s'il est chômé, ce qui demande d'ajuster le calcul du solde et le calendrier d'équipe en conséquence, notamment lors d'un congé qui l'englobe.
Maintien de salaire: Le maintien de salaire désigne le fait de continuer à verser tout ou partie de la rémunération d'un salarié durant une absence, qu'il s'agisse d'un congé payé ou, sous conditions, d'un arrêt de travail. Pour les congés payés, c'est la méthode de calcul la plus simple de l'indemnité due : une journée de congé vaut ce que le salarié aurait perçu en travaillant ce jour-là. Pour un arrêt maladie, le maintien de salaire dépend de l'ancienneté et des textes ou accords applicables, en complément des indemnités versées par la sécurité sociale, et doit être vérifié au cas par cas avec le gestionnaire de paie.
Voir aussi : Calculateur de provision pour congés payés.
Ordre des départs: L'ordre des départs désigne les critères utilisés par l'employeur pour arbitrer entre plusieurs salariés qui demandent des congés sur les mêmes dates, lorsque le service ne peut pas absorber toutes les absences simultanément. Ces critères, comme l'ancienneté, la situation familiale ou la rotation d'une année sur l'autre, gagnent à être fixés et communiqués à l'avance plutôt qu'improvisés au moment du conflit. L'article Congés imposés et ordre des départs détaille ces critères et la façon de les rendre lisibles pour toute l'équipe, afin d'éviter le sentiment d'un arbitrage arbitraire.
Voir aussi : Congés imposés et ordre des départs : les prérogatives de l'employeur.
Période d'acquisition: La période d'acquisition est l'intervalle de douze mois durant lequel un salarié accumule ses droits à congés payés, avant de pouvoir les poser sur la période de prise qui suit. Sa date de début varie selon les entreprises et les usages, parfois calée sur l'année civile, parfois sur une autre date fixée par accord. Confondre la période d'acquisition et la période de prise est une source fréquente d'erreur dans le suivi des soldes, notamment lors du calcul d'un report en fin d'exercice. L'article Calculer les congés payés distingue clairement ces deux notions.
Voir aussi : Calculer les congés payés : acquisition et solde.
Période de prise: La période de prise est l'intervalle durant lequel un salarié peut poser les congés payés qu'il a acquis lors de la période d'acquisition précédente. Une fois cette période terminée, les jours non posés sont en général perdus, sauf report accordé par l'employeur ou disposition plus favorable prévue par un accord. Suivre le rythme de prise d'un salarié tout au long de cette période, plutôt que de découvrir un solde important à quelques semaines de l'échéance, permet d'étaler les départs et d'éviter les demandes de dernière minute qui compliquent l'organisation du service.
Voir aussi : Calculateur de solde de congés payés.
Planning des absences: Le planning des absences est le document ou l'outil qui recense, pour une période donnée, l'ensemble des congés, RTT et autres absences prévues au sein d'une équipe. Il sert de base à la validation des nouvelles demandes et permet d'anticiper les périodes où l'effectif présent risque de descendre sous le seuil nécessaire au bon fonctionnement du service. Un planning tenu à jour et consultable par tous les managers concernés évite les doubles validations et les absences constatées trop tard. Il se distingue du calendrier d'équipe surtout par son niveau de détail, souvent plus opérationnel et tourné vers la couverture des postes.
Voir aussi : Le calendrier d'équipe : anticiper les chevauchements, Simulateur de couverture d'équipe.
Présence minimale: La présence minimale désigne le nombre de personnes qui doivent être physiquement au poste chaque jour pour assurer le fonctionnement d'un service, quel que soit le nombre de demandes de congés en cours. Elle sert de référence pour calculer combien de salariés peuvent s'absenter simultanément sans mettre le service en difficulté. Le simulateur de couverture d'équipe utilise ce chiffre, comparé à l'effectif total, pour estimer si les congés souhaités par l'équipe sur une période donnée tiennent dans la capacité d'absence disponible, ou s'il faut revoir le calendrier.
Voir aussi : Simulateur de couverture d'équipe.
Provision pour congés payés: La provision pour congés payés est le montant que l'entreprise inscrit dans ses comptes pour représenter la valeur des congés acquis et non encore pris par ses salariés à une date donnée. Elle correspond à une dette potentielle, puisque ces jours devront être payés, soit lors de leur prise, soit sous forme d'indemnité compensatrice si le salarié quitte l'entreprise. Un solde de congés qui gonfle d'une année sur l'autre alourdit mécaniquement cette provision. Le calculateur de provision pour congés payés en donne une estimation indicative à partir des soldes moyens et des salaires de l'équipe.
Voir aussi : Calculateur de provision pour congés payés.
Report de congés: Le report de congés consiste à autoriser un salarié à conserver, au-delà de la fin de sa période de prise habituelle, des jours de congé payé qu'il n'a pas pu ou pas voulu poser à temps. Ce report n'est pas automatique : il dépend de l'accord de l'employeur ou de circonstances particulières prévues par les textes, comme une absence longue qui a empêché la prise des congés. Un solde reporté doit être clairement identifié dans le suivi, séparément des jours acquis sur la nouvelle période, pour ne pas fausser le calcul du rythme de prise à tenir ensuite.
Voir aussi : Calculateur de solde de congés payés.
RTT: Les RTT, jours de réduction du temps de travail, sont des jours de repos accordés à un salarié dont la durée du travail dépasse la durée légale ou conventionnelle de référence, souvent trente-cinq heures par semaine en France. Ils obéissent à une logique d'acquisition différente de celle des congés payés, liée au temps de travail effectif plutôt qu'à l'ancienneté mensuelle. L'article RTT : comment ça marche détaille ce fonctionnement et les questions fréquentes, comme le report d'un solde non posé. Mieux vaut tenir un compteur de RTT séparé du compteur de congés payés pour éviter toute confusion.
Voir aussi : RTT : comment ça marche.
Solde de congés: Le solde de congés est le nombre de jours qu'un salarié peut encore poser à un instant donné, qu'il s'agisse de congés payés ou de RTT. Il se calcule en additionnant les jours acquis et le report éventuel, puis en retranchant les jours déjà pris ou validés. Un solde exact et consultable par le salarié comme par le manager évite les demandes refusées faute de droits suffisants ou, à l'inverse, les jours posés par erreur au-delà du solde réel. L'article Suivre les soldes sans tableur détaille les pièges les plus courants d'un suivi tenu à la main.
Voir aussi : Suivre les soldes sans tableur, Calculateur de solde de congés payés.
Taux d'acquisition: Le taux d'acquisition est le nombre de jours de congé payé qu'un salarié acquiert pour chaque mois de travail effectif. Un minimum est fixé par les textes en vigueur, que des dispositions conventionnelles plus favorables peuvent augmenter selon le secteur ou l'ancienneté du salarié. Ce taux se saisit en général en jours ouvrables, avant conversion éventuelle dans l'unité de décompte de l'entreprise, jours ouvrables ou jours ouvrés. Une entreprise qui applique un taux plus généreux que le minimum doit le documenter clairement, pour que le calcul du solde reste cohérent d'un salarié à l'autre et d'une année sur l'autre.
Voir aussi : Calculer les congés payés : acquisition et solde, Calculateur de solde de congés payés.
Temps partiel et congés: Un salarié à temps partiel acquiert en général le même nombre de jours de congé payé qu'un salarié à temps plein, l'acquisition dépendant du temps de présence dans l'entreprise et non du nombre d'heures travaillées chaque jour. Le décompte des jours posés peut en revanche différer selon la répartition de son temps de travail sur la semaine, ce qui demande une attention particulière pour ne pas décompter plus de jours que ceux réellement travaillés. Ce point mérite d'être vérifié avec le gestionnaire de paie dès qu'un salarié à temps partiel rejoint l'équipe, pour éviter un compteur faussé dès le départ.
Validation managériale: La validation managériale est l'étape par laquelle un responsable examine une demande de congés et l'accepte, la refuse ou propose des dates alternatives, en tenant compte du solde disponible et de la présence nécessaire dans le service. Elle formalise l'accord entre l'employeur et le salarié sur les dates d'absence et déclenche généralement la mise à jour du calendrier d'équipe et, en fin de période, l'export vers la paie. Une validation tardive ou informelle, par exemple par un simple message oral, est une source fréquente de désaccord ultérieur sur ce qui a réellement été accordé.
Voir aussi : Poser ses congés : les règles de base.

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